Seguro que has vivido esa situación de mandar un mensaje y no obtener respuesta. En este artículo vamos a ver varios consejos para organizar mejor tus textos para ayudar a que otros los lean y te respondan.

Siempre habrá gente que no preste atención, bien porque tienen varias cosas en la cabeza, porque no eres su prioridad, o porque tienen un déficit de atención.

Lo que está claro es que si nosotros estructuramos nuestros mensajes de forma que sean más fáciles de procesar, estos serán mejor entendidos.

A lo largo de los años me ha tocado comunicar mensajes complejos de muchas formas. A jefes, a alumnos de un aula, a un público amplio en redes sociales, etc. Y al final, ahora me dedico a esto de la comunicación. Esto ha sido siempre un gran reto para mí, ya que tengo un “casi déficit de atención” y me cuesta mucho organizar mis ideas.

En este artículo comparto algunos de los truquillos que me han servido para comunicarme de una manera más clara.

Aplicaremos los consejos al siguiente texto:

Hola Laura, he estado ocupado esta semana y no he podido revisar el documento hasta ahora. Creo que hace falta un poco de trabajo. También tengo algunas dudas sobre el tono que estamos usando, y he encontrado alguna errata que he dejado marcadas en el texto. ¿Puedes revisar mis comentarios dentro del documento, y luego nos juntamos para darle el último empujón? No queda mucho tiempo para la entrega.

¡Vamos allá!

Prioriza

No llenes tu mensaje de ruido, elimina cualquier información que no sea relevante.

Saber priorizar es una habilidad que cuesta entrenar y está muy cotizada. Para ello tienes que ponerte en el lugar de los demás y saber identificar qué información les es relevante.

Si entrenas esta habilidad verás que la gente te interrumpe menos cuando hablas y te que escuchan más. Sobre todo tus superiores en el mundo laboral, ya que suelen ser gente muy ocupada, con muchas cosas en la cabeza, que tienen que priorizar mucho a qué información le prestan atención.

Aplicando a nuestro texto:

Hola Laura, he estado ocupado esta semana y no he podido revisar el documento hasta ahora. Creo que hace falta un poco de trabajo. También tengo algunas dudas sobre el tono que estamos usando, y he encontrado alguna errata que he dejado marcadas en el texto. ¿Puedes revisar mis comentarios dentro del documento, y luego nos juntamos para hablarlo y dejarlo terminado? No queda mucho tiempo para la entrega.

Elimina las escusas, ve al grano.

Al final lo que queremos es incrementar la densidad de información, decir más en menos espacio. Para ello, cada palabra tiene que tener una intencionalidad.

Realza los puntos de acción

¿Necesitas que algo quede claro, o que te respondan a una pregunta? Ponlo al principio, que sea imposible de pasar por alto.

Luego ya ampliarás con otra información que de el contexto necesario.

Hola Laura.

¿Puedes revisar mis comentarios dentro del documento, y luego nos juntamos para para hablarlo y dejarlo terminado?

He revisado el documento y creo que hace falta un poco de trabajo. También tengo algunas dudas sobre el tono que estamos usando, y he encontrado alguna errata que he dejado marcadas en el texto. No queda mucho tiempo para la entrega.

Ayuda a hacer lectura diagonal

Cada vez leemos menos los textos enteros. Gracias, redes sociales.

En su lugar, leemos en diagonal.

Si entierras tus ideas en párrafos interminables, lo más probable es que en una lectura rápida la mitad de las cosas no lleguen a su destino.

Solemos leer la primera frase de un párrafo. Del resto leemos el principio y si no nos interesa solemos pasar adelante. Es bastante probable que una frase en mitad sea totalmente ignorada a no ser que el texto nos haya llamado mucho la atención. Solemos leer la frase final, ya que suele resumir todo lo anterior.

Teniendo esto en mente, estructura bien tus ideas.

Separa tus párrafos, solo una idea general por párrafo. Si alguien se salta un párrafo, se saltará solo una idea.

Si te fijas, los artículos de prensa suelen repetir la información. Al principio resumen todo el artículo, luego dan una explicación más detallada, y luego dan el resto de información. Eso es porque leemos en diagonal. Las primeras líneas nos ayudan a saber si un tema nos interesa o no. Si estamos interesados seguimos leyendo, y cuando consideramos que no estamos obteniendo información interesante pasamos a la siguiente noticia.

Estructura tus mensajes de la misma manera. Haz un resumen de la información importante al principio, no obligues a quien te lee a rebuscar entre varios párrafos para sacar la información más importante.

Aplicado a nuestro ejemplo:

Hola Laura,

Documento revisado.

¿Puedes revisar mis comentarios dentro del documento, y luego nos juntamos para hablarlo y dejarlo terminado?

Creo que hace falta un poco de trabajo.

No queda mucho tiempo para la entrega.

——

Mis comentarios:

  • Tengo dudas sobre el tono que estamos usando.
  • He encontrado alguna errata que he dejado marcadas en el texto.

Lo que hemos hecho es:

  • Añadido un ligero contexto al principio: “Documento revisado”. Para que la siguiente frase tenga sentido.
  • Lo siguiente más importante es la llamada a la acción, una pregunta.
  • Después sigue el resto de información, menos importante.
  • Hemos separado los comentarios al final, al fin y al cabo son un anexo. Son información a procesar una vez que el mensaje principal se ha leído, posiblemente en una segunda lectura cuando Laura se vaya a poner a trabajar en ello.

Usa un tono asertivo

No hay nada más desmotivante que leer un mensaje de alguien que no te valora lo suficiente como para ponerse en tu lugar.

Muchas veces no pensamos en los demás al escribir, y acabamos dando lugar a equívocos. No tenemos que leer los mensajes con nuestra cabeza, si no con la de los demás.

Mostrar educación, una actitud positiva, y saber dónde aclarar las cosas hará que los demás se sientan vistos y entendidos, y que quieran seguir leyendo.

Hola Laura,

Documento revisado.

  • Por favor, avísame cuando revises mis comentarios y le damos el último empujón juntos.

Le falta un poquico de trabajo, pero creo que casi lo tenemos. La entrega es pronto, pero creo que llegamos.

Un Saludo, Víctor

——

Mis comentarios:

  • En general, creo que tenemos que usar un tono más formal.
  • He encontrado alguna errata que he dejado marcadas en el texto.

En este texto hemos:

  • Añadido “Por favor”. Pedir las cosas por favor, dar las gracias, y pedir perdón son cosas básicas para que los demás sientan que los valoras.
  • El texto “nos juntamos para hablarlo y dejarlo terminado” da la sensación de que el trabajo estaba mal hecho. Al cambiarlo por “le damos el último empujón juntos” le damos un tono más colaborativo, más de “quiero que trabajemos juntos”.
  • Al mismo hilo, se han añadido aclaraciones “pero creo que casi lo tenemos”, “pero creo que llegamos”. El texto original era demasiado seco y podría causar ansiedad en Laura, el texto revisado suena motivador.

Por último, se ha cambiado cómo se comunica el hecho de que hay que cambiar el tono. El texto original no es útil “Tengo dudas sobre el tono que estamos usando”. ¿Qué hacemos con ese comentario? El nuevo texto “tenemos que usar un tono más formal” nos da una acción concreta.

Usa emojis

Pueden parecer poco profesionales, pero nos tenemos que hacer a la idea de que los emojis son básicos para comunicar efectivamente.

El texto escrito tiene un problema muy grande, no se comunica el tono del mensaje.

No es lo mismo:

Bien.

Que siendo tan seco puede sonar sarcástico.

Que:

Bien! 🎉🎉🎉

Que no deja lugar a dudas.

En nuestro texto vamos a usar emojis para:

  • Marcar un tono distendido.
  • Realzar el punto de acción: ⚠️.
  • Y reforzar el mensaje motivacional: 💪🏼💪🏼💪🏼.

Hola Laura, 👋🏼

Documento revisado. 🎉

⚠️ Por favor, avísame cuando revises mis comentarios y le damos el último empujón juntos.

Le falta un poquico de trabajo, pero creo que casi lo tenemos. La entrega es pronto, pero creo que llegamos. 💪🏼💪🏼💪🏼

Un Saludo, Víctor

——

Mis comentarios:

  • En general, creo que tenemos que usar un tono más formal.
  • He encontrado alguna errata que he dejado marcadas en el texto.

Extra: Marca el ritmo

Un último consejo para cualquier tipo de texto:

Evita la monotonía.

Los textos tienen ritmo, al igual que la música. Fíjate en este texto:

Hola Laura,

Ya he revisado el documento que tenía pendiente y he dejado varios comentarios.

Por favor, avísame cuando los revises y le damos el último empujón juntos.

Le falta un poquico de trabajo, pero casi lo tenemos y llegaremos a la entrega.

¡Qué aburrido de leer! ¿No se te hace un poco monótono?

Si todos tus textos son largos, al final se acaban haciendo pesados y perdemos el hilo, y luego no sabemos por dónde íbamos, y tenemos que volver atrás. Y al final nos cansamos y pasamos de seguir leyendo.

En cambio, si todos tus textos son cortos.

Parece que todo va rápido.

Y las ideas no están unidas unas a otras.

Y ya no sabes lo que estás leyendo.

La clave está en mezclar frases y párafos largos con otros cortos, y también mezclarlos con otros medios:

  • Imágenes.
  • Listas.
  • Citas.

De esta manera, si tu audiencia se duerme tras una frase larga, llega una frase corta que les despierta. Es una forma de marcar que cambias de contexto, el cerebro lo identifica y vuelve a prestar atención.

En resumen

No podemos obligar a la gente a leernos y entendernos, pero podemos poner las cosas fáciles.

Priorizando la información, mostrando empatía, y ayudando a la lectura diagonal, conseguimos que nuestros textos se lean de un vistazo y motivamos a los demás a contestarnos.